- 「予約の電話対応を減らしたい。」
- 「患者さんが予約を入れやすいシステムはある？」
- 「予約のダブルブッキングをなくしたい。」
このようなお悩みや疑問を抱えている歯科医院経営者の声を多く聞きます。
業務効率化を図るために、予約システムの導入を検討しても使いこなせるか不安に感じたり、どのようなシステムが自院に合うかわからない方も多いでしょう。
この記事では、予約システムを導入するメリット・デメリット、予約システムオススメ3選を徹底比較していきます。是非参考にして下さい。
もくじ
1.歯科医院の予約システムとは？
歯科医院の予約システムとは、診察予約をインターネットを通じて受付できるシステムです。
診察予約、予約日時変更、キャンセルなど予約に関した受付だけでなく、問診機能が搭載されているシステムもあります。
また、患者さんの情報管理、レセコン、電子カルテとの連動機能など、様々な機能を追加してカスタマイズすることもできます。業務を軽減し効率化はもちろん、院内感染症対策にも期待ができます。
2.歯科医院で予約システムを導入するメリット
メリット①受付業務の効率化が図れる
従来は、来院している患者さんの対応をしながら、電話予約受付もあり、受付業務が山積みでした。
予約システムを導入すると、患者さん自身がインターネットを通じて予約をするため、受付業務の負担が軽減できます。インターネットで予約した情報は自動で更新されるため、スタッフはいつでもリアルタイムな予約を確認することができます。
メリット②新規患者、リピート患者の獲得
対面や電話による予約のみの場合、診察時間内の受付に限られてしまいますが、予約システムを導入すると、24時間365日予約受付が可能になります。患者さんは、予約しようと思った時にいつでも気軽に予約ができるため、新規患者やリピート患者の獲得に期待ができます。
メリット③電子カルテと連携することでデータを一元管理できる
予約システムと電子カルテと連携することで、データを一元管理することができます。
患者さんが予約を入れると自動で電子カルテに転記されるため、スタッフが情報入力やカルテを探す作業が削減できます。歯科医、スタッフ間での情報共通が容易になり、働きやすい環境を整えることが可能です。
また、患者情報をもとにデータを分析し、集患に役立てることもできます。
メリット④予約キャンセルの防止対策につながる
歯科医院の予約キャンセル率は、10～15％といわれています。予約キャンセルの損失は歯科医院経営に大きな影響を与えます。予約システムを導入することにより、予約のリマインドメールを自動に配信することが可能です。「うっかり忘れ」などのドタキャンを未然に防ぐことができます。
メリット⑤患者さんの満足度向上
上記メリット①～④にあるようにスタッフの業務負担が軽減されるため、患者さん一人ひとりにきめ細かくコミュニケーションを図ることができます。
予約システムに蓄積されている情報データをもとに患者さんの状況を把握し、臨機応変に対応できるので、患者さん満足度向上が期待できます。
患者さんの満足度が向上することにより、歯科医院にとってポジティブな口コミが増え、集患にもつながるでしょう。
3.歯科医院で予約システムを導入するデメリット
デメリット①初期費用・月額利用料が生じる
予約システムを導入する場合、初期費用・月々の利用料が生じます。
費用が支払えるか判断してから導入することが大切です。
料金はシステムやオプション機能により様々ですが、費用を抑えたい場合は、機能がシンプルな予約システムを導入するといいでしょう。
デメリット②スマホ・パソコン操作に不慣れな方をサポートする必要がある
患者さんの中には、スマホやパソコンに不慣れな方もいます。特に高齢の方はインターネットで予約するより、電話で予約する方が楽に感じる方も一定数存在します。
このような患者さんにもスムーズにシステムを利用してもらえるよう実際に使い方の説明をしたり、説明書を用意する必要があります。
4.歯科医院の予約システムオススメ3選を徹底比較
4.1 DentNet デントネット
【公式HP】
https://www.dentnet.org/
【特徴】
- 歯科医院の予約業務をサポートする機能が豊富に搭載
- LINE、SNS、メール、自動音声連絡機能など、予約業務全般をサポート
- 専属の担当者がシステム導入から自院に合わせた最適なシステムを細かくカスタマイズできる
【機能】
- 24時間ネット予約機能
- 自動メール機能（予約リマインド、定期健診の案内、術前術後のご案内、予約未定リマインド、キャンセル後の通知）
- レセコン連携
- SNS機能
- チェアサイド予約機能
- ※他、追加オプションあり
【プラン・料金】
- 初期導入費：27,000円/月額（税抜）72回払い※内訳：基本ソフトライセンス料＋DentNet用パソコン1台（受付用）
- 月額費用：14,500円（税抜）～
4.2 Apotool & Box アポツール＆ボックス
【公式HP】
https://apotool.jp/
【特徴】
- 歯科医院経営に特化した予約管理システム、歯科運営で役立つ基本的な機能が豊富に搭載
- クラウド型システムのため、院内の省スペース化が可能
- 追加オプション機能が充実しているので、自院に合った業務効率化が可能になる
- 分析機能が優れているので経営管理に役立つ
【機能】
- 24時間ネット予約機能
- 自動メール機能（予約リマインド、定期健診の案内、術前術後のご案内、予約未定リマインド、キャンセル後の通知）
- リスト管理機能（キャンセルリスト、リコール対象者リスト、次回予約未定患者リスト）
- レセコン連携
- SNS機能
- 診察券アプリ
- ※他、追加オプションあり
【プラン・料金】
3つの代表的なプラン
①できるだけ費用を抑えたいプラン
初期費用：300,000円（税抜）
月額費用：18,000円（税抜）
②キャッシュレス決済を導入プラン
初期費用：600,000円（税抜）
月額費用：33,500円（税抜）
③ペーパーレスを促進！プラン
初期費用：600,000円（税抜）
月額費用：54,000円（税抜）
4.3 denta map plus デンタマッププラス
【公式HP】
https://plus.dentamap.jp/
【特徴】
- 予約システム業界では老舗、歯科導入実績2,500件以上と豊富。
- 申し込みから最短5日で導入可能
- シンプルで操作性の高いインターフェイス、パソコンが得意でない方も手早く操作できる
【基本機能】
- 24時間ネット予約機能
- 自動メール機能（予約リマインド、定期健診の案内、術前術後のご案内、予約未定リマインド、キャンセル後の通知）
- チェアサイド予約機能
- リスト管理機能（キャンセルリスト、リコール対象者リスト、次回予約未定患者リスト）
- レセコン連携
- ※他、追加オプションあり
【プラン・料金】
初期費用：要問合せ
月額費用：要問合せ
さいごに
いかがでしたか？歯科医院で予約システムを導入するメリット・デメリットがご理解頂けたかと思います。
予約管理システムを導入することで、歯科医院の予約・受付業務を効率よくスムーズに進めることができます。予約システムオススメ3選を見て、自医院に合った予約システムの導入をご検討ください。
歯科医院経営で相談できる税理士が身近にいない場合、一度、BrancPort税理士法人にご相談ください。