- 「シフト作成・管理や勤務時間の集計に大幅に時間が取られて苦労している」
- 「飲食店向けのオススメのシフト管理システムはどんなものがあるか？」
- 「不正打刻を防止したいが、何か良い方法はあるか？」
このようなお悩みをかかえている飲食業人事担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
実は、この記事で紹介する「シフト管理システム」を導入することにより、シフト管理についてのお悩みや課題を解決し、業務の効率化をはかることができます。
この記事では、シフト管理システムのメリットデメリットやおすすめのシフト管理システムを紹介します。導入を検討されている方は参考にしてみてください。
もくじ
1.シフト管理システムとは？
シフト管理システムは、従業員のシフト作成および管理を行うことを目的としたものです。飲食店では、店舗に占める正社員の割合が少ないため、人事担当者の負担が大きく、シフト管理が大変です。また、早朝から深夜まで多くのアルバイトがシフトに入る飲食店では、シフトデータの管理が複雑になり、負担に感じている人事担当者もいらっしゃるでしょう。「シフト管理システム」を導入することにより、従業員が直接スマートフォンやタブレットなどからシフトをシステムへ入力することができ、あとは、自動でシフト表を作成することができます。簡単で確実なシフト管理ができます。また、月末の面倒な勤務時間の集計作業がなくなり、その業務にあたっていた従業員の勤務工数を大幅に削減することができます。
2.シフト管理システムのメリット/デメリット
2.1 シフト管理システムメリット3つ
メリット1：シフト表の作成業務の負担が軽減できる！
シフト作成する際、シフト勤務の希望を各従業員へ連絡し、そこから各自の希望に添うようにシフトを作成といったように時間と手間がかかります。シフト管理システムを導入することで、スマートフォンやタブレット端末などから簡単にシフト希望申請をし、自動でシフト作成、シフト確定後シフト表の送信もスムーズに行うことができます。
メリット2：不正打刻の防止
タイムカードによる打刻では、意図的に時間をずらした打刻といった、不正が少なくありません。シフト管理システムを導入することで、不正打刻の解決が可能になります。シフト管理システムには多様な打刻方法があり、交通系ICカードを利用しての打刻、指紋や静脈を読み込んでおこなう生体認証打刻などがあり、不正打刻をできない環境にするのと同時に、シフト管理の効率化を実現できます。
メリット3；情報を共有することにより、効率的な人員が配置できる
複数店舗間でのシフト情報共有はもちろん、他部署との共有もできるようになります。突然の欠員補充に最速で対応できたり、他店舗とのシフト調整を行ったりなど、イレギュラーなトラブルにも対応しやすくなります。スタッフとのダイレクトメッセージ機能がついているシステムもあるので、なかなか顔をあわせられないスタッフとのコミュニケーション円滑化にも役立つでしょう。
2.2 シフト管理システムデメリット2つ
デメリット1：従業員に理解を得づらい場合もある
シフト表の作成・管理に関して、すべてパソコン等の電子媒体で実施することになれば、従業員の中には抵抗感を抱く人が出てくる可能性もあります。今までの仕事のやり方や業務フローが変更されることで、慣れないうちは、業務完了までにかえって時間を要してしまう場合も考えられるからです。
デメリット2：利益につながらないので効果が実感できない
シフト管理システムそのものが店舗の売上をアップさせて利益を生むわけではありません。システム導入には通常、初期費用がかかるため、 コストのことを考えると導入をするべきか優先順位がどうしても下がってしまいます。
3.おすすめのシフト管理システム6選を徹底比較
3.1 Airシフト（エアシフト）
【特 徴】
従業員へのシフト提出要請から希望提出、希望シフトの反映までを自動で行うため、シフト作成者はデータをもとにシフトを組んでいくのみです。調整や共有、勤怠管理、人件費計算も簡単にできるため、業務を効率化することが可能です。自分のスマートフォンやタブレットでシフト確認やおおよその給与計算ができるため、従業員にとっても使いやすいシステムです
【機 能】
・シフト表の作成、管理
・シフト表の共有
・ダイレクトメッセージ
【費 用】
・初期導入費用：0円
・月額利用料金：利用開始月とその翌月は0円、3ヵ月目以降は100円／人
※初めて導入する場合はオススメです。
3.2 R-Shift（アールシフト）
【特 徴】
R-Shift（アールシフト）は、シフト管理業務だけでなく、小売業、サービス業のシフト管理に特化した多機能かつ高機能なシステムです。操作画面はマウスだけでほとんどの操作が完了するため、パソコンが苦手な人でも安心です。マニュアルを読まなくても直感的な操作で目的の業務を達成できるため、導入後もスムーズに活用できるでしょう。従業員はスマートフォンやタブレットからシフト勤務希望や休みの申請が可能です。
【機 能】
・月間シフト自動作成システム
・日別シフト自動作成システム
■オプション
・スマートフォン連携システム
・勤怠データ連携システム
・POSデータ連携システム
・気象データ連携システム
・マンアワー管理システム
・欠員募集システム
【費 用】
・初期導入費用：500,000円～（事前打ち合わせ・設定・検証・操作教育など）
・月額利用料金：300円/人
3.3 Sync Up（シンクアップ）
【特 徴】
従業員がシフト勤務の希望を申請する際には、時間や場所を問わずスマートフォンやタブレットで申請できます。繁忙期など人手が必要な日時をあらかじめ登録しておくことで、スマートフォンアプリのカレンダーをチェックした従業員がシフトに応募できます。従業員への一斉連絡は、「Sync Up」にてタイムリーに通知できるようになります。全員に漏れなく連絡が届き、連絡漏れの防止に便利です。
【機 能】
・シフト表の作成、管理
・ヘルプ募集および依頼
・ダイレクトメッセージ機能
【費 用】
・初期導入費用：0円
・月額利用料金プラン
フリー：0円 / 60日間 登録スタッフ数上限：20名
ストア：6,000円 / 月（6ヶ月更新～）登録スタッフ数上限：50名
エリア：8,000円 / 月（6ヶ月更新～）登録スタッフ数上限：100名
エンタープライズ：16,000円 / 月（6ヶ月更新～）登録スタッフ数上限：無制限
3.4 シフオプ
【特 徴】
従業員が申請したシフトを管理画面に反映し、アプリ・スマートフォン・タブレット・PCで共有できます。日・週・月など使いやすい画面を選んでシフト作成ができるだけでなく、シフオプのチャットでリアルタイムの連絡が可能です。利用者数・店舗数に制限がなく、ユーザーが1000人以上の場合はボリュームディスカウントプランも利用できます。
【機 能】
・シフト表の作成、管理
・シフト表の共有
・ダイレクトメッセージ機能
【費 用】
・初期導入費用：0円
・月額利用料金：300円／人
3.5 shiftcare（シフケア）
【特 徴】
コストパフォーマンスが高いことが特徴のシフケアです。日、週、月、カレンダーと表示を変え、多彩なシフト表が作成できます。従業員が申請したシフト勤務希望をもとにシフト作成ができ、インターネット上でいつでも最新のシフト確認が可能です。給与や交通費の計算もできるため、人件費も簡単に管理できます。
【機 能】
・シフト表の作成、管理
・シフト表の共有
・マスタ設定（グループ設定、シフトパターン設定）
【費 用】
・初期導入費用：0円
・月額利用料金：100人まで基本料金3,000円
（101人以上は+300円で10人単位の追加が可能）
3.6 KING OF TIME（キングオブタイム）
【特 徴】
PCとインターネットだけで、簡単に高度なシフト管理ができます。各種給与計算ソフトと連携もでき、打刻システム機能も充実しているので、会社の就業ルールに合わせた設定が可能です。
【機 能】
・シフト表の作成、管理
・各種給与ソフトとの連携
・様々な就業ルールに対応
【費 用】
・初期導入費用：0円
・月額利用料金：300円/人
4.シフト管理システムの選び方のポイント4つ
シフト作成は従業員のシフト希望を満たしつつ、効率的な人員配置になるように調整する必要があるため、作成業務の負担が大きく大変苦労します。
効果的にシフト管理を行うには、自社の状況に最適な「シフト管理システム」の導入が必要です。そのためには、シフト管理システムについてよく調べ、選び方のポイントを知ることが重要です。ここからは、シフト管理システムの選び方ポイント4つを紹介します。ご参考にして下さい。
ポイント１：自社の雇用形態によって選ぶ！
シフト管理システム導入の前にまず確認しなければならないのは、「自社の雇用形態に合うものか」、です。事業内容、職種、雇用形態などで勤務体系は異なるものです。
・交代制勤務の設定が必須だ
・所定労働時間が人により異なる
シフトのバリエーションが多い場合は、対応しきれないシステムもありますので注意が必要です。事業者によっては、特定の業種に特化したシフト管理システムを提供しているところもあります。自社の就業規則を確認し、自社に合ったシフト管理システムを選ぶよといいでしょう。
ポイント2：従業員にとって使いやすいか？
シフト管理システムを導入した場合、初期設定は管理担当が行うとしても、日々の操作をするのは従業員です。「操作できるのか」「忘れないか」「間違えないか」など、操作感はしっかり確認しておきたいものです。これらをふまえて検討したシステムであれば、システム導入後の従業員への操作説明、サポートの時間が削減され負担が軽減されます。
ポイント3：費用の検討をする！
シフト管理システム導入にあたっては、システム利用料金の検討が最も重要です。初期導入費用、月額利用料はもちろん、オプション料金、サポート料金などが発生する場合もあります。
またアップデートに対して費用が発生するかどうかも確認しておいた方がいいでしょう。システム導入により期待できるコスト削減効果もふまえた上で、予算を検討しましょう。
ポイント4：サポートサービス
シフト管理システム導入にあたっては、サポート体制がしっかりしているところを選ぶのも重要なポイントです。システム導入までのサポートや、導入後、問合せに対するスピードや的確さ、なども確認しておきましょう。また、サポートサービスは有料か無料か、会社まで来てくれるのか電話なのか、対応日・対応時間帯、など詳しく確認しておくと安心です。
さいごに
シフト管理システム導入の目的、解決したい課題によって変わってくるものの、シフト管理システム導入の際のポイントはご理解いただけたと思います。シフト管理システムを活用することで、人事担当者の負担軽減が可能です。さらに、効果的な人員配置を行えるため、会社全体の業務改善に繋がります。従業員のシフト勤務希望を叶えやすくなるため、不満なく勤務できモチベーションが向上するという効果も期待できます。多くの事業者では無料お試し期間を用意していますので、ある程度候補が絞られたら積極的に利用して試してみることをおススメします。
これを機に、どのようなシフト管理システムがあり、どのような機能が付いているのか、自社に合うシステムはどのようなものか、を調べ、システム導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。